Manajemen Waktu

Waktu seringkali terasa begitu cepat berjalan dan berlalu. Sebelum menutup hari, mungkin sebagian dari kita akan bertanya dalam hati “apa yang sudah saya lakukan hari ini”, “apakah to-do-list hari ini sudah dijalankan”, “apa yang akan saya prioritaskan untuk lakukan esok”. 

Tentu kita sangat ingin dapat mengelola waktu dengan bijaksana. Tapi bagaimana caranya, sedangkan hal-hal tak terduga seringkali muncul dan rasa malas membuat pekerjaan kita terus tertunda. Sebelum saya berbagi tentang strategi mengelola waktu, yukk kita perhatikan hal-hal penting terkait dengan penggunaan waktu kamu sehari-hari :

#Time-Use

Sebelum berbicara bagaimana mengelola waktu, let’s take a look : bagaimana kamu menggunakan waktu mu?! Umumnya ada 2 masalah yang sering kita hadapi yaitu time-wasted dan time-misused. Time –wasted misalnya menghabiskan waktu menonton televisi berjam-jam, padahal kita tau ada agenda pekerjaan yang perlu di  follow up. Alhasil pekerjaan tersebut tertunda.  Time-misused sering terjadi ketika kita memiliki pendekatan yang keliru dalam menyelesaikan pekerjaan, misalnya ada bagian pekerjaan yang sebenarnya bisa kita delegasikan tapi kita terus berkutat dan berputar-putar dengan tugas tsb sehingga beberapa tugas pekerjaan tidak selesai tepat waktu. Kita bisa membagi tugas dengan tim misalnya : salah satu anggota tim melakukan pencarian data/ informasi, anggota lainnya merancang draft laporan, dan ketua tim melakukan review serta verifikasi data. Dengan demikian, tugas dapat lebih cepat dan tepat untuk direalisasikan. 

#Time-Log

Ini adalah sistem yang umum kita gunakan dalam pengerjaan tugas atau project yaitu memanfaatkan time-log. Mengapa tidak kita juga menggunakannya untuk aktivitas pribadi sehari-hari?! Misalnya : Saya punya hobi menyanyi dan menulis. Untuk menjaga self-discipline, kenapa tidak saya merancang time-log agar hobi saya bisa lebih terasah dan intens dilatih. Setiap hari, contohnya, saya mengalokasikan 2 (dua) jam untuk menulis dan 2 (dua) jam untuk vocalizing serta berlatih menyanyi.

Dengan time-log, kita dapat belajar juga mengukur berapa lama sesuatu dikerjakan dan berapa banyak hal yang mungkin bisa di eliminir dengan melihat skala prioritasnya. Sebut saja, kita membuat tugas slide presentasi, kita bisa memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Apalagi bila kita sudah sering melakukannya dan terlatih, biasanya kita memiliki mind maps bagaimana tugas tsb akan dikerjakan agar lebih efektif dan efisien. 

#Time-Analysis

Analisis waktu perlu kita lakukan, salah satunya untuk membantu kita membedakan tugas yang urgent dan important. Kita juga perlu belajar untuk melakukan beberapa action seperti : delegasi pekerjaan, pengambilan keputusan, pemberian approval, pengarahan bagi tim. Ini akan sangat berpengaruh terhadap tugas ataupun project yang dikerjakan. Tidak semua hal harus kita kerjakan sendiri toh? Dengan mendelegasikan pekerjaan, kita juga belajar percaya pada anggota tim kita dan memberikan kesempatan bagi mereka untuk bertumbuh. 

#Time-Control Techniques

Sekarang, beberapa teknik sederhana mengelola waktu :

•        Tentukan objectives (tujuan) 
•        Mulai dengan time diary (catatan waktu harian)
•        Membuat daily plan 
•        Tentukan prioritas 
•        Do one thing at a time
•        Kerjakan hal yang sulit dahulu
•       Gunakan reminder lists 
•       Tentukan deadlines 
•        Siapkan agenda untuk meetings

Apalagi bila kita memiliki berbagai aktivitas. Misalnya kita menekuni hobi  menulis, bermusik atau berwirausaha....tentulah pengelolaan waktu menjadi hal yang sangat penting untuk keberhasilan kerja kita. Jadi, yuk kita mulai menata dan mengelola waktu dengan lebih bijaksana.

Alokasikan juga waktu untuk keluarga, waktu berekreasi, waktu bermain, olahraga dan berkumpul bersama teman/ saudara. Pengelolaan waktu yang seimbang akan memberikan dampak yang positif untuk keseharian kita.